Pada era globalisasi, perkembangan teknologi membawa dampak yang cukup besar. Sistem elektronik yang diterapkan pada aktivitas bisnis terbukti memudahkan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, salah satunya adalah pengadaan barang dan jasa. Implementasi Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) secara elektronik merupakan salah satu wujud perbaikan tata kelola agar lebih transparan dan akuntabel. Berdasarkan Pasal 69 ayat (1) Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres 16/2018), penyelenggaraan pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara elektronik menggunakan sistem informasi yang disebut dengan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). SPSE merupakan aplikasi electronic procurement (e-Procurement) yang dikelola dan diawasi oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) untuk digunakan di seluruh Kementerian, Lembaga, dan Pemerintah Daerah di Indonesia. Terdapat 2 (dua) jenis pelaksanaan e-Procurement menurut Perpres 16/2018, yaitu e-Tendering dan e-Purchasing.
Perbedaan sistem e-Procurement dengan sistem PBJ nonelektronik terletak pada ruang lingkupnya, dimana sistem e-Procurement memuat “katalog elektronik”. Katalog elektronik memuat informasi berupa daftar, jenis, spesifikasi teknis, Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN), produk dalam negeri, produk Standar Nasional Indonesia (SNI), produk industri hijau, negara asal, harga, Penyedia, dan informasi lainnya terkait barang/jasa. Tujuan dari e-Procurement adalah memberikan transparansi dan efisiensi dalam sistem PBJ, serta memberikan proteksi pada Usaha Kecil dan Menengah (UKM) untuk masuk pada katalog elektronik agar mampu bersaing dengan penyedia (vendor) besar. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa masih terdapat potensi terjadinya penyimpangan/korupsi melalui sistem e-Procurement. Modus penyimpangan dalam proses e-Procurement antara lain:
| Perencanaan | Memecah beberapa paket melalui pengadaan elektronik dan pengadaan non elektronik, dengan maksud menghindari Tender/Seleksi untuk menguntungkan diri sendiri, menimbulkan praktik usaha tidak sehat, dan berpotensi merugikan keuangan negara. Spek yang mengarah pada merek tertentu. Misalnya menambahkan spesifikasi khusus yang hanya dimiliki oleh “Penyedia tertentu”. Harga barang/jasa di Katalog Elektronik tidak wajar. |
| Pemilihan Penyedia dan Upload Dokumen | Membatasi penawaran yang masuk ke dalam SPSE dengan tujuan membatasi jumlah penawar sebagai “Penyedia tertentu”. Upload dokumen penawaran melewati batas waktu tender. Persyaratan untuk mengikuti tender mengarah pada “Penyedia tertentu”.Persekongkolan antara Penyedia untuk memenangkan salah satu peserta tender. Salah satu indikasinya adalah terdapat kesamaan dokumen teknis. |
| Pelaksanaan | Dokumen penawaran yang dievaluasi bukan berasal dari SPSE. Aanwijzing dilakukan hanya sebagai formalitas. Sanggahan tidak direspon oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP). |
Organisasi (publik/swasta) dapat menerapkan SPSE melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang dibentuk oleh organisasi itu sendiri, yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan peraturan internal yang ditetapkan oleh organisasi. SPSE merupakan salah satu tools dalam rangka pencegahan korupsi. Namun, untuk menciptakan sistem pengadaan yang akuntabel, diperlukan sistem manajemen organisasi yang mendukung integritas dan bebas dari perilaku korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN). Selain dapat dijadikan standar untuk melakukan pemetaan risiko penyuapan dan pengendalian non keuangan dalam sistem pengadaan barang dan jasa (baca artikel SustaIN: Seri ISO ke-26: Peran SNI ISO 37001:2016 dalam Sistem Pengadaan Barang/Jasa), SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) juga dapat menjadi acuan bagi organisasi/perusahaan untuk menyusun sebuah perencanaan yang efektif guna mengurangi celah terjadinya fraud atau korupsi pada PBJ, salah satunya melalui SPSE. Bagi organisasi/perusahaan yang telah menerapkan SMAP, SPSE adalah salah satu contoh pemenuhan dari klausul 8.4 SNI ISO 37001:2016 tentang Pengendalian Non Keuangan yang mensyaratkan Organisasi harus menerapkan pengendalian non keuangan untuk mengelola risiko penyuapan yang berhubungan dengan area seperti aktivitas pengadaan, operasional, penjualan, komersial, sumber daya manusia, hukum dan regulasi. SPSE juga dapat menjadi salah satu dalam merencanakan tindakan untuk mengatasi risiko penyuapan dan peluang untuk peningkatan berkelanjutan (klausul 6.1). Perencanaan yang mengacu pada klausul 6.1 SNI ISO 37001:2016 bertujuan untuk:
- memberi kepastian yang wajar bahwa sistem manajemen anti penyuapan dapat mencapai sasaran yang dimaksud;
- mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan yang relevan dengan kebijakan dan sasaran anti penyuapan;
- memantau keefektifan sistem manajemen anti penyuapan;
- mencapai peningkatan berkelanjutan.
SPSE juga merupakan bukti implementatif dari klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi. Seluruh proses pengadaan elektronik seperti jenis pengadaan, persyaratan dokumen, persyaratan spek/mutu barang, serta persyaratan pengalaman dan kebutuhan bagi Penyedia jasa telah terekam dan terdokumentasi secara sistematis melalui LPSE di masing-masing organisasi/perusahaan, sehingga dapat dimonitor oleh Pejabat pengadaan maupun oleh Satuan Pengendalian Internal/auditor.
Selain itu, peran SNI ISO 37001:2016 SMAP dalam penerapan SPSE adalah memberikan perlindungan secara cukup (seperti mencegah terjadinya kehilangan kerahasiaan, penggunaan yang tidak sesuai, atau kehilangan integritas).
Walaupun sudah berbasis elektronik dan seluruh aktivitas terekam secara sistematis, SPSE tetap harus dimonitor dan dievaluasi penerapannya. Sesuai dengan klausul 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis, dan Evaluasi, organisasi/perusahaan harus menentukan:
- apa yang dibutuhkan untuk dipantau dan diukur;
- siapa yang bertanggung jawab untuk pemantauan;
- metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi, jika berlaku, untuk memastikan hasil yang valid;
- kapan pemantauan dan pengukuran harus dilakukan;
- kapan hasil dari pemantauan dan pengukuran harus dianalisis dan dievaluasi;
- kepada siapa dan bagaimana informasi ini harus dilaporkan.
SPSE merupakan salah satu pendekatan terbaik untuk mencegah terjadinya fraud atau korupsi dalam sistem PBJ. Melalui SPSE, peluang kontak langsung antara Penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan semakin kecil, lebih transparan, serta lebih efektif dan hemat dari segi waktu dan biaya. Selain itu perlu didukung dengan adanya
- Komitmen dan konsistensi yang tinggi dari pimpinan organisasi/perusahaan dalam menerapkan program-program inovatif;
- Dukungan SDM yang berkualitas dan berintegritas;
- Dasar hukum yang kuat;
- Ketersediaan sarana dan prasarana pendukung.
Selain faktor-faktor keberhasilan diatas, organisasi/perusahaan juga dapat menerapkan SNI ISO 37001:2016 untuk membangun SPSE yang transparan dan akuntabel melalui metode cegah, deteksi, dan respon terhadap risiko penyuapan.
Untuk mengetahui lebih lanjut terkait ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan, Anda dapat menghubungi kami melalui contact@sustain.id atau mengunjungi website kami di sustain.id atau melalui (62) 82113708285. SustaIN dapat mendukung organisasi Anda dalam melakukan pelatihan certified Lead Implementer dan Lead Auditor ISO 37001 (PECB Canada) serta pendampingan implementasi dan peningkatan berkelanjutan dari penerapan SMAP yang efektif pada organisasi anda. (WA/DSS).
#Pengadaan, #E-Procurement, #Modus, #Suap, #SNI ISO 37001, #SMAP, #Anti penyuapan