Seri ISO ke-21 Integrasi Standar Sistem Manajemen untuk Kemudahan Penerapan SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan

Hadirnya SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) kerap masih menimbulkan pertanyaan, seperti, “apa saja yang harus dipenuhi dalam standar ini?”, “apakah bisa digabungkan dengan Standar Sistem Manajemen ISO lain yang telah dimiliki?”, dan sebagainya. Keraguan akan hal-hal tersebut terkadang membuat sebuah instansi atau organisasi masih enggan menerapkan SMAP ini karena merasa persyaratan yang harus dipenuhi terlalu banyak dan sulit untuk dilakukan. Namun nyatanya, SNI ISO 37001:2016 SMAP ini sangat bisa untuk diintegrasikan dengan berbagai jenis Standar Sistem Manajemen ISO yang lain khususnya terkait Management System Standards (Standar Sistem Manajemen), maupun berbagai peraturan-peraturan lain yang telah dimiliki oleh organisasi. Dapat diintegrasikannya SNI ISO 37001 tentu dapat mempermudah dan menyederhanakan proses implementasi SMAP itu sendiri dalam sebuah organisasi.

Mengacu pada International Organisations for Standardisation (ISO), disebutkan bahwa ISO 37001:2016 Anti-Bribery Management System merupakan salah satu Standar Sistem Manajemen yang memiliki basis High-Level Structure (HLS) di mana standar tersebut dapat dengan mudah diintegrasikan dengan standar-standar sistem manajemen yang lain, seperti ISO 9001:2015 Quality Management System, ISO 14001:2015 Environmental Management Systems, ISO 45001:2018 Occupational Health and Safety Management Systems, dan lainnya. Dengan demikian, jika organisasi telah menerapkan sistem manajemen yang lain, tentu akan lebih mudah untuk menerapkan SNI ISO 37001:2016 SMAP ini karena telah memiliki struktur yang serupa, meski tentu perlu disesuaikan dengan persyaratan SNI ISO 37001:2016 SMAP itu sendiri.

Sebagai contoh, beberapa klausul dalam ISO 37001:2016 seperti klausul 5.1 kepemimpinan dan komitmen, klausul 5.2 kebijakan, klausul 6.2 sasaran dan perencanaan, klausul 7.5 informasi terdokumentasi, klausul 9.2 audit internal, dan klausul 9.3 tinjauan manajemen, juga dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 Quality Management System, ISO 14001:2015 Environmental Management Systems, ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management System, dan ISO 22301:2019 Business Continuity Management System. Selanjutnya, seperti klausul 10.2 peningkatan berkelanjutan dalam ISO 37001:2016, juga terdapat pada keempat Standar Sistem Manajemen ISO yang lain tersebut, namun berada dalam klausul yang berbeda, yaitu 10.3 pada ISO 9001:2015 dan ISO 14001:2015.

Mengacu pada dokumen, “Consolidated ISO Supplement — Procedures for the technical work — Procedures specific to ISO” disampaikan bahwa integrasi dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti penambahan poin baru, penambahan catatan baru, penambahan sub-klausa baru, atau merevisi/menambah kata-kata dari definisi yang telah ada sehingga lebih sesuai dengan dua (atau lebih) Standar Sistem Manajemen yang diterapkan tersebut. Perlu diperhatikan bahwa jangan sampai ada dua (atau lebih) definisi yang berbeda atau saling bertentangan satu dengan yang lainnya.

Dari tahapan yang dijabarkan dalam Terminology guidance in support of Annex SL, disampaikan bahwa langkah pertama yang harus lihat adalah apakah definisi yang diperlukan oleh standar yang baru mau akan diterapkan ini sudah ada atau belum. Jika sudah ada dan telah relevan, maka tidak perlu dilakukan tindakan apa-apa. Jika telah ada namun terdapat beberapa beberapa hal yang perlu dijelaskan lebih spesifik terkait konteks standar yang baru akan mau diterapakan ini, maka cukup menambahkan poin, catatan, sub-klausa baru, atau merevisi kalimat definisi yang telah ada. Jika memang ada hal-hal yang memiliki konteks yang berbeda, barulah diarahkan untuk membuat sebuah dokumen baru yang relevan dengan yang dipersyaratkan oleh standar yang akan diterapkan tersebut.

Sebagai contoh, sebuah organisasi telah menerapkan ISO 9001:2015 dan telah didefinisikan bahwa manajemen puncak adalah orang atau kelompok orang yang memiliki kewenangan tertinggi pada organisasi tersebut. Ketika organisasi tersebut hendak menerapkan ISO 37001:2016 SMAP, organisasi tersebut hanya tinggal menambahkan poin dalam tugas manajemen puncak yaitu memperagakan kepemimpinan dan komitmen terhadap sistem manajemen anti penyuapan (beserta penjabaran tugas di bawahnya sesuai dengan yang tertera dalam panduan SNI ISO 37001:2016). Hal ini tentu sangat memudahkan karena organisasi tersebut tidak perlu membuat definisi atau dokumen baru terkait hal tersebut.

Lebih jauh, ISO sendiri telah menyediakan panduan lengkap terkait harmonisasi standar-standar ISO ini melalui dokumen, “Harmonized Structure for MSS with guidance for use”. Di dalamnya tertera penjelasan lengkap bagaimana cara dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam integrasi dua (atau lebih) standar sistem manajemen ISO, mulai dari klausul pertama hingga ke-10. Dalam dokumen tersebut, yang paling berbeda adalah pada klausul 8 operasi, hal ini dikarenakan operasi atau pelaksanaan dari masing-masing standar manajemen ini pasti berbeda tergantung dari tujuan masing-masing standar manajemen tersebut.

Sebagai sebuah standar yang bersifat high-level structure, SNI ISO 37001:2016 SMAP tidak menetapkan template, bentuk, atau format dokumen khusus sebagai pemenuhan persyaratannya. Oleh karena itu, kita juga dapat mengacu kepada beberapa ISO lain yang dapat menjadi referensi untuk memenuhi klausul-klausul dalam SNI ISO 37001:2016 SMAP, seperti ISO 19600:2014 yang baru saja diperbarui menjadi ISO 37301:2021 Compliance Management Systems, ISO 26000:2010 Social Responsibility, dan ISO 31000:2018 Risk management.

Tentu banyak manfaat yang didapatkan oleh sebuah organisasi yang menerapkan standar-standar sistem manajemen ini. Selain meningkatkan reputasi dan tingkat kepercayaan pihak eksternal, manfaat terbesar justru akan dirasakan oleh organisasi itu sendiri. Beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh organisasi itu antara lain adalah optimalisasi dalam menjalankan proses bisnis sehari-hari, menghemat biaya operasional, mencegah adanya duplikasi dan tumpang tindih proses bisnis, kewenangan, dan sebagaianya, mengurangi risiko, mengingkatkan pendapatan, kejelasan arah dan tujuan organisasi, serta menciptakan budaya kerja yang profesional di internal organisasi.

Kira-kira, apa lagi yang dapat diintegrasikan dengan SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan? Ayo sampaikan ide dan saran Anda kepada kami melalui email: contact@sustain.id dan dapatkan merchandise menarik dari SustaIN. (DL/DSS)

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Open chat
Halo SustaIN!

Mohon info terkait jasa apa saja yang ditawarkan SustaIN?