Sebagai bagian dari persiapan penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP), dilakukan proses audit untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen dengan seluruh klausul yang dipersyaratkan, sehingga organisasi/perusahaan terkait dapat siap diasses dan dianggap layak untuk mendapatkan sertifikasi. Seperti layaknya sertifikasi berstandar internasional lainnya, perusahaan yang sudah menerapkan dan tersertifikasi ISO 37001: 2016 SMAP perlu melakukan audit pemantauan (surveillance) dan resertifikasi.
Audit surveillance dilakukan setiap tahun atau lebih, menyesuaikan pada kebutuhan, oleh Lembaga sertifikasi independen (pihak ketiga) terhadap instansi yang sudah menerapkan standar ISO, terlepas dari apapun jenisnya, termasuk diantaranya ISO 37001, sebelum selanjutnya dilakukan resertifikasi pada tahun ketiga penerapan ISO tersebut. Audit surveillance ISO 37001 dilakukan dengan tujuan untuk memastikan bahwa organisasi/perusahaan berkomitmen menerapkan dan memelihara SMAP secara konsisten dan sesuai dengan sasaran SMAP yang ditetapkan, sehingga organisasi/perusahaan tetap berhak menyandang sertifikasi ISO tersebut.
Secara umum, audit surveillance akan lebih fokus untuk memastikan apakah penerapan SMAP memberikan hasil yang diharapkan baik. Audit surveillance akan menggali informasi mengenai beberapa hal, diantaranya:
- Apakah sistem manajemen berjalan secara efektif?
- Apakah kepatuhan terhadap standar dipertahankan?
- Apakah perbaikan secara berkelanjutan tercapai?
- Jika audit sertifikasi mengungkapkan area yang menjadi perhatian, apa statusnya sekarang?
Berbeda dengan audit surveillance, audit resertifikasi dilakukan pada organisasi/perusahaan yang telah 3 tahun menerapkan SMAP. Ini merupakan bentuk penilaian ulang terhadap sistem manajemen secara keseluruhan. Audit ini dilakukan untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen menilai dan mendokumentasikan perubahan dengan tepat, serta menerapkan pelatihan jika diperlukan. Sehingga untuk dapat sukses dalam proses ini, organisasi/perusahaan perlu berkomitmen penuh untuk mengikuti standar penerapan SMAP dan melakukan perbaikan berkelanjutan. Proses audit resertifikasi ini akan menentukan apakah organisasi/perusahaan layak untuk mendapatkan kembali sertifikasi sistem manajemen terkait atau tidak.
Perbandingan antara audit surveillance dan audit resertifikasi dapat dilihat dalam tabel berikut:
| Audit Surveillance | Audit Resertifikasi | |
| Tujuan | Memastikan organisasi/perusahaan berkomitmen menerapkan dan memelihara SMAP secara konsisten dan sesuai dengan sasaran SMAP yang ditetapkan, sehingga berhak untuk tetap menyandang sertifikasi ISO tersebut | Memastikan bahwa Sistem Manajemen menilai dan mendokumentasikan perubahan dengan tepat, serta menerapkan pelatihan jika diperlukan, serta perusahaan berkomitmen penuh mengikuti standar penerapan SMAP, sehingga berhak untuk mendapatkan kembali sertifikasi ISO. |
| Jangka Waktu | Setidaknya satu tahun setelah organisasi/perusahaan mendapatkan sertifikasi ISO (dapat berbeda menyesuaikan kebutuhan tiap organisasi/perusahaan) | Tiga tahun setelah perusahaan menerima sertifikasi ISO. |
| Auditor | Auditor Independen (lembaga sertifikasi) | Auditor Independen (lembaga sertifikasi) |
Internal audit memegang peran penting dalam persiapan audit surveillance maupun audit untuk resertifikasi. Proses Internal audit berperan untuk memastikan bahwa sistem manajemen telah berjalan secara efektif, dan sesuai dengan standar yang dipersyaratkan. Hal ini juga tercantum dalam klausul 9.2.1 ISO 37001 bahwasanya organisasi harus melakukan audit internal pada rentang waktu yang direncanakan untuk menyediakan informasi apakah SMAP
- Memenuhi untuk:
- persyaratan organisasi itu sendiri untuk sistem manajemen anti-penyuapan;
- persyaratan dari standar ini
- secara efektif diterapkan dan dipelihara.
Untuk itu, penting bagi setiap organisasi/perusahaan untuk memastikan bahwa proses audit internal dilakukan secara konsisten.
Banyak manfaat yang didapatkan oleh organisasi/perusahaan yang menerapkan Sistem Manajemen Anti-Penyuapan. Tidak hanya dapat meningkatkan reputasi dan kepercayaan pemangku kepentingan pada organisasi/perusahaan, namun juga dapat mengoptimalkan proses bisnis yang berjalan, sehingga dapat berdampak pada pengefektifan proses kerja dan biaya, serta mengurangi terjadi risiko di setiap proses bisnis. Untuk itu penting bagi setiap organisasi/perusahaan yang telah tersertifikasi untuk memastikan penerapan SMAP berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar.
Artikel lainnya terkait dapat anda simak pada artikel-artikel SustaIN pada tautan ini. SustaIN dapat mendampingi organisasi Anda untuk melaksanakan persiapan sertifikasi, surveillance, resertifikasi, maupun pelatihan lead implementer dan lead auditor ISO 37001, Anda dapat menghubungi kami via email: contact@sustain.id. (NF/DSS)
Keywords:
#auditsurveillance #resertifikasi #audit #ISO37001 #SistemManajemenAntiPenyuapan