(Seri ISO 37001 ke-2) Komunikasi dalam SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan

Komunikasi adalah salah satu persyaratan wajib yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi yang ingin tersertifikasi SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Perihal komunikasi ini terdapat pada klausul 7.4 dalam SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Secara garis besar, untuk memenuhi persyaratan komunikasi ini sebuah organisasi harus melakukan komunikasi atau menginformasikan kepada pihak internal dan eksternal terkait penerapan SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan di organisasi tersebut.

Lebih jauh, upaya komunikasi yang dilakukan oleh organisasi tersebut juga harus sesuai dengan kaidah atau teori komunikasi yang ada, sehingga komunikasi yang dilakukan tersebut benar-benar memberikan dampak atau hasil positif, bukan sekadar pemenuhan syarat saja. Berdasarkan buku SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan, terdapat 6 unsur yang harus diperhatikan, yakni pesan itu sendiri, waktu berkomunikasi, penerima pesan (komunikan), media yang digunakan, siapa yang akan menyampaikan pesan (komunikator), dan bahasa yang akan digunakan.

Pesan itu sendiri adalah terkait penerapan SNI ISO 37001:2016 di organisasi tersebut yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan kepada siapa pesan tersebut akan disampaikan. Contohnya, menyampaikan budaya anti suap organisasi kepada karyawan atau menyelenggarakan vendor gathering untuk menyampaikan kebijakan anti suap baru yang ada di perusahaan dan meminta dukungan para pihak eksternal dengan penandatanganan pakta integritas, dan lainnya. Isi pesan juga sangat berkaitan erat dengan bahasa yang digunakan. Jika komunikan tidak memahami bahasa yang digunakan, tentu isi pesan tidak akan dapat dimengerti dengan baik. Oleh karena itu setiap isi pesan harus disampaikan dengan bahasa yang dimengerti oleh komunikan, seperti bahasa daerah, istilah setempat yang sering digunakan, dan sebagainya.

Waktu berkomunikasi yang dimaksudkan adalah menentukan konsistensi agar pesan dari organisasi terkait SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan ini terus tersampaikan kepada semua pihak, baik internal maupun eksternal secara berkala. Misalnya, menetapkan bahwa setiap karyawan baru harus menandatangani pakta integritas dan diperbarui setiap tahun, mengirimkan pesan elektronik (email) kepada seluruh mitra tentang komitmen anti penyuapan dan integritas secara berkala setiap awal bulan.

Komunikan atau penerima pesan, atau kepada siapa pesan itu disampaikan juga harus dicermati. Karena setiap penerima pesan memiliki hubungan yang berbeda-beda dengan organisasi, sehingga pesan yang disampaikan juga harus disesuaikan dengan siapa penerima pesan tersebut. Selain isi pesan itu sendiri, cara penyampaian, media yang digunakan, dan berbagai hal teknis lainnya pun juga harus disesuaikan. Rekan-rekan yang bekerja di lapangan mungkin tidak familiar dengan kata “suap” dan lebih familiar dengan frasa “uang rokok” dan sebagainya.

Media yang digunakan juga harus diperhatikan karena dapat mempengaruhi keefektifan, efisiensi biaya, kecepatan, dan sebagainya. Untuk pihak internal, mungkin akan lebih efektif dan efisien jika pesan disampaikan melalui email blast internal organisasi. Berbeda dengan pihak eksternal yang mungkin akan lebih baik disampaikan melalui surat resmi dan untuk masyarakat umum, pesan dapat disampaikan melalui sosial media organisasi. 

Penyampai pesan atau komunikator dalam hal ini adalah organisasi itu sendiri atau yang mewakili. Khususnya dalam pertemuan atau acara resmi dan formal, semakin tinggi jabatan si penyampai pesan tentu akan semakin baik karena itu dapat menjadi salah satu wujud komitmen dari manajemen puncak dalam mengimplementasikan SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Hal ini juga sejalan dengan dengan klausul 5 pada SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan tentang kepemimpinan.

Selain keenam hal tersebut, yang tidak kalah penting adalah efek atau hasil yang ditimbulkan. SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan menekankan pada adanya efek atau hasil yang ditimbulkan setelah komunikasi tersebut dilakukan. Efek atau hasil yang diinginkan pada umumnya adalah meningkatnya pemahaman semua pihak terkait SNI ISO 37001:2016 dan adanya dukungan dari semua pihak dalam penerapannya. Efek atau hasil tersebut harus dapat diukur atau dibuktikan. Dan untuk kebutuhan sertifikasi, semua upaya komunikasi yang telah dilakukan oleh organisasi tersebut serta efek atau hasil yang ditimbulkan harus didokumentasikan guna menjadi bukti pemenuhan klausul 7.4 tersebut. 

Lebih dalam terkait pemenuhan klausul 7.4 ini akan dikupas tuntas dalam pelatihan Lead Implementer SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Agar dapat meninjau apakah sebuah organisasi telah sesuai dan lengkap dalam pemenuhan klausul 7.4 tentang komunikasi ini, akan dibahas lebih detail dalam pelatihan Lead Auditor SNI ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Terkait perbandingan antara Lead Auditor dan Lead Implementer SNI ISO 37001:2016 dapat anda pelajari selengkapnya pada tautan ini. (DSS/DL).

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *