Setiap organisasi tentu seringkali perlu bermitra dengan organisasi lainnya dalam menjalankan proses bisnis, terlepas dari apapun jenis organisasi dan bisnis yang dijalankan. Baik itu Perusahaan Swasta, Instansi Pemerintah, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), maupun organisasi nirlaba. Tiap organisasi memiliki kebutuhan dan harapan terhadap rekan bisnisnya, begitu juga sebaliknya. Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan organisasi, perlu dilakukan analisis dan uji kelayakan terhadap rekan bisnis organisasi. Proses uji kelayakan (due diligence) akan membantu organisasi diantaranya untuk mengenali siapa rekan bisnisnya, bagaimana cara mereka melakukan bisnisnya, termasuk bagaimana history mereka dalam bermitra dengan rekan bisnis. Sehingga, uji kelayakan juga menjadi penting untuk mencegah terjadinya tindakan penyuapan. Kegagalan dalam melakukan uji kelayakan dapat mengakibatkan kerugian bagi organisasi, baik secara finansial, maupun operasional organisasi.
Dalam konteks Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP), klausul 3.30 SNI ISO 37001:2016, uji kelayakan didefinisikan sebagai proses untuk menilai lebih lanjut dari sifat dan tingkatan risiko penyuapan dan membantu organisasi untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan transaksi spesifik, proyek, aktivitas, rekan bisnis dan personel. Tujuan dari uji kelayakan ini adalah untuk mengevaluasi lebih lanjut lingkup, skala, dan sifat risiko penyuapan yang teridentifikasi (Materi Certified Lead Implementer ISO 37001, PECB). Organisasi dapat menentukan rekan bisnis mana yang perlu untuk dilakukan uji kelayakan dengan melihat hasil penilaian risiko penyuapannya. Klausul 8.2 SNI ISO 37001:2016 mensyaratkan bahwa risiko penyuapan di atas batas rendah yang berhubungan dengan : a) kategori spesifik dari transaksi, proyek atau aktivitas; b) hubungan terencana atau yang sedang berjalan dengan kategori spesifik dari rekan bisnis, atau c) kategori spesifik dari personel pada posisi tertentu harus dilakukan uji kelayakan.
Adapun faktor – faktor uji kelayakan terhadap rekan bisnis yang dapat dievaluasi, diantaranya :
- Legalitas organisasi rekan bisnis, yang dapat terlihat misalnya dari laporan registrasi perusahaan, laporan keuangan tahunan, NPWP dan sebagainya;
- Kualifikasi, pengalaman dan sumber daya yang dimiliki, terutama kaitannya dalam menjalankan kemitraan bisnis;
- Apakah rekan bisnis sudah memiliki sistem manajemen anti-penyuapan dan sejauh mana penerapannya;
- Reputasi rekan bisnis, baik terkait penyuapan, penipuan, ketidakjujuran, ataupun perbuatan buruk serupa;
- Identitas pemegang saham (termasuk manajemen puncak), dan apakah mereka a) memiliki reputasi melakukan penyuapan, penipuan, ketidakjujuran atau perbuatan buruk serupa; b) pernah diinvestigasi, dituduh, dikenakan sanksi atau dicekal karena penyuapan atau perbuatan kriminal serupa; atau c) memiliki hubungan langsung/tidak langsung dengan pelanggan organisasi/klien/pejabat publik relevan, yang dapat menjurus pada penyuapan; serta
- Struktur transaksi dan pengaturan pembayaran.
(Disarikan dari Lampiran A.10.3. SNI ISO 37001:2016)
Berbagai cara dapat digunakan untuk melakukan uji kelayakan, mulai dari cara yang umum, seperti dengan melihat dokumen legal organisasi tersebut, hingga melalui pengecekan pada open source. Selain itu, prosedur uji kelayakan terhadap rekan bisnis juga dapat dilakukan dengan cara – cara berikut :
- Mengirimkan kuesioner yang dapat diisi langsung oleh rekan bisnis. Kuesioner yang disusun, setidaknya dapat berisi :
- Latar belakang organisasi termasuk informasi perizinannya;
- Kepemilikan dan manajemen organisasi, termasuk Beneficial Owners dan informasi lainnya untuk melihat hubungannya dengan pejabat publik;
- Pengungkapan jika memiliki/pernah memiliki masalah perdata, pidana ataupun terkait peraturan lainnya yang dapat menimbulkan faktor risiko;
- Pengetahuan terkait anti-korupsi dan kepatuhan;
- Referensi dari individu yang memiliki pengetahuan tentang rekan bisnis yang dapat memberikan verifikasi hubungan dan/atau pengalaman bisnis;
- Tanda tangan pihak yang bertanggung jawab yang menyatakan kebenaran informasi dan setuju untuk mematuhi semua hukum dan kebijakan perusahaan yang berlaku dalam menjalankan aktivitasnya.
- Pencarian informasi relevan ke instansi pemerintah yang sesuai, sumber yudisial dan internasional.
- Memeriksa informasi publik terkait daftar organisasi yang dicekal yang dibatasi atau dilarang melakukan kontrak dengan entitas publik atau pemerintah, misalnya Daftar Hitam Nasional yang dibuat oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) atau Daftar Debarred Firms yang dikeluarkan oleh Bank Dunia.
- Menggali informasi dari pihak lain yang sesuai tentang reputasi etis rekan bisnis.
- Menunjuk orang atau organisasi lain dengan keahlian yang relevan untuk membantu proses uji kelayakan.
Sebagaimana salah satu prinsip dari ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan, yakni prosedur yang sepadan, proses uji kelayakan juga diterapkan dengan menyesuaikan tingkatan risiko masing – masing rekan bisnis. Rekan bisnis yang memiliki risiko penyuapan tinggi membutuhkan uji kelayakan secara signifikasn dengan tingkatan yang lebih tinggi, jika dibandingkan dengan rekan bisnis yang memiliki risiko penyuapan yang lebih rendah. Untuk itu, penting bagi organisasi untuk terlebih dahulu melakukan penilaian risiko penyuapan terhadap rekan bisnis, sebelum melakukan prosedur uji kelayakan. Sifat, jenis dan jangkauan uji kelayakan juga akan bergantung pada kemampuan masing – masing organisasi untuk memperoleh informasi, mengeluarkan biaya dan jangkauan kemungkinan risiko penyuapan yang dimiliki dari hubungan tersebut.
Uji kelayakan adalah salah satu prosedur yang dapat membantu organisasi untuk melakukan pencegahan ataupun pengendalian terjadinya tindakan penyuapan. Namun demikain, uji kelayakan bukan merupakan tools yang sempurna. Dengan ketiadaan informasi negatif rekan bisnis, tidak menjamin bahwa rekan bisnis tersebut tidak memiliki risiko penyuapan. Dengan demikian, hasil uji kelayakan perlu dinilai secara hati – hati, dengan informasi yang diperoleh, serta jenis aktivitas yang akan dilakukan organisasi dengan rekan bisnis tersebut.
Untuk mendukung organisasi dalam melakukan uji kelayakan, diperlukan personil yang memiliki kapasitas tersebut. Pelatihan Certified Lead Implementer ISO 37001 adalah salah satu pilihan yang sangat relevan untuk peningkatan kompetensi personil melakukan uji kelayakan. Pelatihan ini dapat membantu personil untuk lebih memahami mengenai penerapan SIstem Manajemen Anti-Penyuapan yang efektif, salah satunya dalam melakukan uji kelayakan. SustaIN senantiasa berkomitmen untuk mendukung organisasi dalam peningkatan kapasitas personil, termasuk dalam topik Sistem Manajemen Anti-Penyuapan. Untuk informasi lebih lanjut dan registrasi pelatihan, silahkan kunjungi website kami www.sustain.id. (NF/DSS)
#DueDiligence #SistemManajemenAnti-Penyuapan #Anti-Bribery #ISO37001 #ISO #UjiKetuntasan #UjiKelayakan #Integritas #Akuntabilitas #SNIISO #GoodGovernance #ComplianceManagement #BusinessIntegrity